Offre d’emploi assistant administratif et gestion des risques juridiques

Envie d'un rôle administratif dynamique au cœur de la gestion des risques juridiques ? Découvrez une opportunité unique ! Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rigoureux(se) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe et jouer un rôle essentiel dans la gestion des affaires juridiques de notre entreprise. Ce poste offre un environnement de travail stimulant, la possibilité de développer vos compétences dans un domaine en constante évolution, et une contribution directe à la protection des intérêts de l'entreprise. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se), passionné(e) par les aspects juridiques et recherchez une offre d'emploi assistant administratif valorisante, cette opportunité est faite pour vous ! Notre processus de recrutement est simple et transparent, garantissant une expérience candidat positive.

Description détaillée du poste : missions et responsabilités en gestion des risques juridiques

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) spécialisé(e) en gestion des risques juridiques, vous serez au cœur des opérations de notre département juridique, un maillon indispensable de notre entreprise. Vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'équipe et à la protection des intérêts de l'entreprise. Ce poste implique une forte collaboration avec nos juristes et un réel impact sur la conformité de nos opérations. Votre rôle sera déterminant dans l'organisation, le suivi et la gestion des informations et des documents liés aux affaires juridiques, contribuant ainsi à la minimisation des risques et à la conformité de l'entreprise aux normes les plus strictes. La gestion des risques juridiques devient de plus en plus importante dans le paysage économique actuel, rendant ce rôle particulièrement stratégique.

Gestion administrative générale

La gestion administrative générale est le pilier de votre rôle. Vous serez responsable de l'organisation et de l'efficacité du département juridique, en veillant à ce que toutes les tâches administratives soient réalisées avec précision et dans les délais impartis.

• Gestion de l'agenda, des rendez-vous et des déplacements des membres de l'équipe juridique, en veillant à optimiser leur temps et à anticiper les éventuels imprévus. Par exemple, organiser un déplacement à Lyon pour une conférence sur le droit de la propriété intellectuelle demande une planification minutieuse des transports (train, avion, voiture de location), de l'hébergement (hôtel avec wifi performant) et des documents nécessaires (billets, confirmations, plan de la ville).
• Rédaction et gestion de la correspondance (courriers, e-mails, rapports) en veillant à la clarté, la précision et la confidentialité des informations transmises. La rédaction d'un compte rendu de réunion du conseil d'administration, par exemple, nécessite une attention particulière aux détails, une parfaite maîtrise de la langue française et une connaissance approfondie des enjeux de l'entreprise.
• Organisation et classement des documents administratifs (physiques et numériques) afin de garantir un accès rapide et facile aux informations pertinentes. La mise en place d'un système d'archivage numérique performant, par exemple, permet de retrouver rapidement un contrat signé il y a plusieurs années, un jugement ou un avis juridique. Ce système doit être sécurisé et conforme aux normes RGPD.
• Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil des visiteurs avec professionnalisme et courtoisie, en veillant à véhiculer une image positive de l'entreprise. Répondre au téléphone de manière professionnelle, filtrer les appels (urgent, important, information), prendre des messages précis et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes sont des compétences essentielles.
• Suivi des fournitures de bureau et gestion des commandes, en veillant à optimiser les coûts et à anticiper les besoins de l'équipe. Par exemple, négocier avec différents fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix sur les cartouches d'encre, le papier recyclé, les fournitures spécifiques (registres, tampons) et les logiciels juridiques.

Gestion des risques juridiques et assurance conformité

La gestion des risques juridiques est un aspect crucial de ce poste, vous plaçant au cœur de notre stratégie de conformité et d'atténuation des risques. Vous serez impliqué(e) dans la recherche d'informations, le support aux affaires juridiques, la gestion documentaire, le suivi des litiges et la conformité, contribuant ainsi à la protection de l'entreprise contre les litiges, les sanctions financières et les atteintes à sa réputation. Ce rôle exige une compréhension approfondie des enjeux juridiques et une capacité à anticiper les risques potentiels. L'assurance conformité est au coeur des préoccupations des entreprises.

Recherche et veille juridique spécialisée

Assurer une veille juridique constante est primordiale pour anticiper les évolutions législatives et réglementaires. Cela implique de suivre l'évolution de la législation dans les domaines pertinents pour notre entreprise, tels que le RGPD, le droit du travail, le droit des contrats, le droit de la concurrence et le droit de la consommation. Par exemple, la publication d'un nouveau décret sur la protection des données personnelles nécessite une analyse approfondie de ses implications pour notre entreprise et la mise en place de mesures correctives si nécessaire. Nous utilisons des sources fiables comme Légifrance, Dalloz, des newsletters spécialisées (LexisNexis, Lamyline) et des abonnements à des revues juridiques pour rester informés des dernières actualités. L'objectif est d'anticiper les risques et de garantir la conformité de nos opérations.

Support administratif aux affaires juridiques complexes

Votre rôle inclura la préparation de dossiers juridiques complexes, l'assistance dans la rédaction de contrats (en utilisant des modèles, des clauses standards et des clauses spécifiques), et l'organisation de réunions avec des avocats et des experts juridiques. Par exemple, la préparation d'un dossier pour un litige commercial nécessite la collecte de tous les documents pertinents (contrats, factures, échanges de courriels), leur organisation et leur présentation claire et concise, en mettant en évidence les arguments juridiques pertinents. L'assistance dans la rédaction de contrats implique de s'assurer que toutes les clauses sont conformes à la loi, protègent les intérêts de l'entreprise et sont négociées de manière équilibrée. Ce poste requiert une grande rigueur et une capacité à travailler avec des documents complexes.

Gestion documentaire juridique sécurisée et conforme RGPD

L'organisation et l'archivage des documents juridiques importants, tels que les contrats, les accords, les documents relatifs aux litiges, les statuts et les procès-verbaux, sont essentiels pour assurer la traçabilité et la sécurité des informations. Mettre en place une base de données efficace et facile à utiliser permet de retrouver rapidement les informations nécessaires en cas de contrôle, de litige ou d'audit. Nous utilisons un logiciel de gestion documentaire performant (Alfresco, Documentum) pour garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité des données au RGPD. Cette base de données est régulièrement mise à jour et sauvegardée.

Suivi des litiges et des contentieux

Vous assisterez dans le suivi des dossiers de litiges, en collectant les documents nécessaires, en assurant la communication avec les parties prenantes (avocats, experts, huissiers) et en mettant à jour les informations dans notre système de suivi des contentieux. Le suivi d'un litige en droit du travail, par exemple, implique de collecter les contrats de travail, les courriers d'avertissement, les témoignages des employés et les pièces justificatives. La communication avec les parties prenantes nécessite tact, diplomatie et une excellente capacité d'organisation. Le suivi régulier des délais de procédure est crucial pour éviter les forclusions.

Conformité réglementaire et éthique

Vous participerez activement à la mise en œuvre des politiques de conformité, notamment en ce qui concerne le RGPD, la lutte contre la corruption, la protection des données personnelles et le respect des règles de concurrence. Vous assurerez le suivi des formations obligatoires pour nos employés et contribuerez à la sensibilisation aux enjeux de conformité. Par exemple, l'organisation d'une session de formation sur le RGPD pour tous les employés de l'entreprise permet de sensibiliser chacun aux enjeux de la protection des données personnelles et de leur responsabilité en la matière. La mise en place d'un registre des traitements de données est également une étape importante pour démontrer notre conformité. Ce rôle est essentiel pour garantir l'intégrité de l'entreprise et sa réputation.

Collaboration et communication interne et externe

Une collaboration efficace et une communication transparente sont indispensables pour réussir dans ce poste. Vous serez amené(e) à interagir avec de nombreux interlocuteurs, tant en interne qu'en externe.

• Collaboration étroite avec les différents départements de l'entreprise (juridique, RH, finance, marketing, commercial) pour assurer une communication fluide et efficace. Par exemple, collaborer avec le département RH pour s'assurer que les contrats de travail sont conformes à la législation en vigueur et aux accords collectifs applicables. Travailler avec le département marketing pour valider les publicités et s'assurer de leur conformité aux règles de la consommation.
• Communication régulière avec les partenaires externes (avocats, experts-comptables, assureurs, auditeurs) pour obtenir des conseils juridiques, gérer les dossiers en cours et assurer la conformité de l'entreprise. Par exemple, contacter un avocat spécialisé en droit des contrats pour obtenir un avis sur une clause spécifique, ou un expert-comptable pour valider les aspects fiscaux d'une opération.
• Rédaction de notes et de présentations claires et concises pour informer la direction des évolutions législatives, des risques juridiques potentiels et des recommandations à mettre en œuvre. Par exemple, préparer une présentation pour le conseil d'administration sur les implications d'une nouvelle loi sur la concurrence, ou une note d'information pour les employés sur les nouvelles règles en matière de protection des données personnelles.
• Participation à des réunions et des groupes de travail pour échanger des informations, partager des bonnes pratiques et contribuer à l'amélioration continue de nos processus. Votre participation active à ces réunions est essentielle pour assurer la cohérence de nos actions et la conformité de nos opérations.

Profil recherché : compétences essentielles et expérience en gestion des risques juridiques

Pour réussir dans ce poste, vous devez posséder un ensemble de compétences techniques et personnelles solides, ainsi qu'une formation adéquate. Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, passionnée par le droit et dotée d'un sens aigu de l'éthique, capable de travailler de manière autonome, de collaborer efficacement avec les différents départements de l'entreprise et de gérer des informations confidentielles avec discrétion. Une expérience préalable en gestion des risques juridiques serait un atout considérable.

Compétences techniques indispensables

La maîtrise des outils informatiques et des connaissances juridiques de base sont essentielles pour mener à bien vos missions.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la rédaction de documents (contrats, notes, rapports), la gestion de données (tableaux de suivi, bases de données) et la création de présentations (PowerPoint). La maîtrise d'Excel, par exemple, est essentielle pour le suivi des budgets, la création de tableaux de bord et l'analyse de données juridiques.
• Connaissance approfondie des techniques de secrétariat et d'administration pour assurer une gestion efficace des tâches administratives, la gestion des agendas, l'organisation des déplacements et la gestion des fournitures. La capacité à organiser un agenda complexe, à gérer les priorités et à anticiper les besoins est cruciale.
• Connaissance de base du droit des affaires (contrats, responsabilité civile, droit des sociétés, droit de la concurrence) pour comprendre les enjeux juridiques auxquels l'entreprise est confrontée. Par exemple, comprendre les principes de base du droit des contrats permet d'identifier les clauses potentiellement problématiques, de négocier des contrats équilibrés et de minimiser les risques de litiges.
• Maîtrise des outils de recherche juridique (Legifrance, Dalloz, LexisNexis, Lamyline) pour effectuer des recherches d'informations juridiques, suivre l'évolution de la législation et trouver des jurisprudences pertinentes. Savoir utiliser efficacement ces outils est indispensable pour rester informé des dernières évolutions légales et réglementaires.
• (Si applicable) Maîtrise d'une langue étrangère (anglais juridique, allemand juridique, espagnol juridique) pour communiquer avec des partenaires internationaux, comprendre des documents juridiques rédigés dans une autre langue et participer à des réunions internationales. L'anglais juridique est particulièrement utile dans le contexte international des affaires.

Compétences personnelles (soft skills) clés

Au-delà des compétences techniques, vos qualités personnelles feront la différence.

• Organisation et rigueur extrêmes pour gérer efficacement les tâches administratives complexes, les dossiers juridiques sensibles et les délais stricts. Le poste demande une grande attention aux détails, une capacité à respecter les procédures et une aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité d'analyse et de synthèse poussée pour comprendre les informations juridiques complexes, les résumer de manière claire et concise et identifier les enjeux clés. La capacité à identifier les points clés d'un document juridique, à analyser les risques et à proposer des solutions est essentielle.
• Discrétion et confidentialité absolues pour gérer les informations sensibles de l'entreprise, les données personnelles des clients et les secrets commerciaux. Le respect de la confidentialité est une qualité indispensable et non négociable pour ce poste.
• Autonomie et sens de l'initiative développés pour proposer des solutions innovantes, anticiper les besoins et prendre des décisions éclairées. Nous recherchons une personne capable de travailler de manière indépendante, de prendre des initiatives et de contribuer à l'amélioration continue de nos processus.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour communiquer efficacement avec les différents interlocuteurs, expliquer les enjeux juridiques de manière claire et concise et négocier des accords avantageux. Une communication claire, précise, persuasive et adaptée au contexte est essentielle pour éviter les malentendus et les erreurs.

Une expérience souhaitée, mais pas obligatoire, d'au moins 2 ans dans un poste similaire serait un atout considérable. Les stages ou expériences associatives liés au droit, à la conformité ou à l'administration seront également pris en compte. Une formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction, administration, droit ou équivalent est requise. Une licence en droit ou un master en droit serait un plus significatif. Les certifications en conformité (ex: CCEP) sont également valorisées.

Présentation de l'entreprise InnovaJuris : culture, valeurs, et opportunités de carrière

Rejoignez l'entreprise InnovaJuris, un acteur majeur et innovant dans le secteur de l'assurance spécialisée dans la gestion des risques juridiques pour les entreprises de toutes tailles. Forte de 15 ans d'expérience et d'une croissance continue de 12% par an, InnovaJuris se distingue par son approche innovante, son engagement envers ses clients, sa culture d'excellence et son équipe de professionnels passionnés. Nous valorisons l'innovation, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'engagement et le développement professionnel de nos employés. Notre culture d'entreprise favorise l'esprit d'équipe, la communication transparente, la reconnaissance du mérite et la possibilité d'évoluer au sein d'une entreprise en pleine croissance.

Notre département juridique joue un rôle clé dans la protection des intérêts de l'entreprise et de ses clients. Composée d'une équipe d'experts en droit des affaires, droit du travail, droit de la propriété intellectuelle, droit de la concurrence et droit des assurances, elle assure la conformité de l'entreprise, la gestion des risques juridiques et la défense de nos intérêts en cas de litige. La fonction de gestion des risques juridiques est essentielle pour garantir la pérennité de l'entreprise, sa réputation et sa conformité aux normes les plus strictes.

InnovaJuris offre de réelles opportunités de développement professionnel et de carrière à long terme. Vous aurez la possibilité d'évoluer au sein de l'entreprise, de développer vos compétences, d'acquérir de nouvelles connaissances et de prendre des responsabilités croissantes. Nous proposons à nos employés des formations régulières (formations techniques, formations en management, formations en langues), un accompagnement personnalisé (mentoring, coaching) et des perspectives d'évolution vers des postes à responsabilités (responsable conformité, juriste d'entreprise). Par exemple, nous avons investi 35000 euros l'an dernier en formations diverses pour nos équipes et nous offrons un programme de mentoring pour les nouveaux employés.

Rémunération, avantages sociaux et processus de candidature transparents

Nous proposons une rémunération attractive et compétitive, en cohérence avec le marché et en fonction de votre expérience, de vos compétences et de votre potentiel. La fourchette de salaire indicative est comprise entre 30000 et 40000 euros bruts par an, avec une part variable liée à l'atteinte d'objectifs individuels et collectifs. Nous offrons également une politique de rémunération transparente et équitable, basée sur la performance et la contribution de chacun.

• Mutuelle d'entreprise haut de gamme prise en charge à 85% par l'employeur, prévoyance, tickets restaurant d'une valeur de 10 euros (dont 60% pris en charge par l'employeur), participation aux frais de transport en commun à hauteur de 75% et prime de transport pour les vélos et les véhicules électriques.
• 25 jours de congés payés, 12 jours de RTT par an et possibilité de cumuler des jours de congés pour les projets de longue durée.
• Possibilité de télétravail jusqu'à 3 jours par semaine, horaires flexibles et aménagement du temps de travail pour faciliter l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Accès à des formations professionnelles régulières (formations techniques, formations en management, formations en langues), événements d'entreprise conviviaux (séminaires, team building, soirées) et un comité d'entreprise dynamique proposant de nombreuses activités et réductions.

Pour postuler à cette offre d'emploi assistant administratif et gestion des risques juridiques, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation, en précisant vos motivations et vos compétences en lien avec le poste, à l'adresse e-mail suivante : recrutement.juridique@innovajuris.com. Le processus de recrutement comprendra un entretien téléphonique de présélection, un entretien physique avec le responsable du département juridique et le responsable RH, un test de compétences techniques et un test de personnalité. La date limite de candidature est fixée au 15 décembre. Nous nous engageons à étudier toutes les candidatures avec attention et à vous donner une réponse dans les meilleurs délais.

Ce poste offre un environnement stimulant, des responsabilités valorisantes et la possibilité de développer vos compétences dans un domaine en pleine expansion. Rejoignez notre équipe et contribuez à la protection des intérêts de notre entreprise et de nos clients. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !